На головну Інтерв'ю Приховані премудрості архівної справи

Приховані премудрості архівної справи

377

Минулого тижня у світі відзначали Міжнародний день архівів, який було запроваджено ще 9 червня 1948 року, у день заснування міжнародної ради архівів – професійної неурядової організації, до якої серед представників 190 країн входять і українські архівні працівники. Власне, Державна архівна служба України приєдналась до цієї професійної спільноти 64 роки тому.

Робота архівів на перший погляд здається непомітною, але так думають ті, хто ніколи не пробував вникати у премудрості архівної справи. Тож дізнатись більше про працю хранителів історії ми вирішили у начальниці архівного відділу РДА Олени Дружук.

- реклама -

– То що ж таке архів і в чому його призначення?

– Якщо говорити про наш архів в цілому, то це поєднання архівного відділу райдержадміністрації та трудового архіву району, яким завідує Наталія Буняк. Архівосховища обох підрозділів та кабінети для прийому громадян знаходяться поруч.

Так, у нас зберігається 75 архівних фондів, у яких 4270 документів нині діючих установ і організацій міста і району, а також виборча документація всіх років, до речі, для неї виділено окреме сховище у іншому приміщенні. У трудовому архіві налічується 82 фонди, більше 10 тисяч документів – це дані уже ліквідованих установ – колгоспів, сільрад тощо. На жаль, у різні роки ті чи інші заклади мали втрати документів, тож відразу скажу, що бувають випадки, коли неможливо знайти потрібну відповідь.

Основні запити стосуються недалекого минулого і мають переважно соціально-правову тематику: відомості про зарплату, виділення земельних ділянок, майнові питання. А причин для них достатньо – зазвичай уточнюють доходи при виході на пенсію, постановці на облік в центр зайнятості, але трапляються й інші мотиви звернень громадян.

   – Як часто до вас звертаються і за якою допомогою?

– По-різному. Приміром, за перше півріччя минулого року було 29 запитів, а цьогоріч за такий же період – 107. І тематика різниться. Зазвичай після виборів масово йдуть за довідками про зарплату члени виборчих комісій.

Був кілька років тому такий період, коли багато громадян шукали польське коріння одного зі своїх предків, такі дані необхідні були для виготовлення карти поляка. Тож архівні дослідження здійснювались у погосподарських книгах сіл, найстаріші з яких у нас датуються 1945 роком. Це такі цікаві рукописні документи, часто з дуже простонародними висловлюваннями, іноді й з помилками та виправленнями, але у них зафіксовано описи хати, ділянки землі, садка, кількість курей і наявність корови, а головне – перелік тих, хто у цім домі жив. Тогочасні діловоди могли людину й по прізвиську записати, але й часто вказували біля імені національність, тож ці давні книги допомогли видати необхідні довідки дуже багатьом. Згодом, щоправда, консульства ввели жорсткіші вимоги, стали видавати карту поляка лиш тим, хто міг більш вагомими, ніж довідка. документами (свідоцтвами, метрикою) підтвердити своє польське походження і по материній, і по батьковій лінії, відповідно, запитів з цього приводу стало надходити менше.

   А ось буквально днями за допомогою прийшов чоловік. Розповів, що хоче поставити пам’ятник своєму дідові, але знає лише його ім’я, приблизні роки життя і село, у якому той жив. І уявіть, нам вдалось відшукати відомості про цього дідуся.

Бувають і дивні звернення: через кілька місяців після виборів народних депутатів один із жителів району захотів перевірити, чи дійсно його підпис стоїть на «корінцях» від бюлетенів, якими він голосував. Мав на це право. Довелось шукати серед сотні ящиків виборчої документації дві тоненькі смужки паперу…

Якщо ж говорити про зовсім нове, то у зв’язку із прийняттям закону про обіг земель, який передбачає, що всі власники паїв та інших земельних ділянок мусять оформити документи на право власності до 1 січня 2025 року, активізувались ті громадяни, хто відкладав приватизацію на потім, є й такі, які забули про виділення їм свого часу земельних наділів. Тепер от просять видати їм копії відповідних рішень.

   –  Минулого року мені довелось мати справу з формуванням архіву. Це доволі непросто…

– Так, процес тривалий і копіткий, потрібно чітко дотримуватись інструкцій, знати всі вимоги оформлення справ. Скажімо, формувати їх можна лише відповідно до попередньо затвердженої номенклатури, кожен том мусить містити визначену кількість листів, складених у хронологічному порядку і пронумерованих м’яким олівцем вручну, документи дозволяється зшивати лише у чотири проколи, окремі вимоги до підшивання паперів різного формату, вкладень у конвертах тощо.

Написи на кожному томі досі слід робити лише стійкою пастою, друк обкладинок на принтері не дозволяється, бо фарба швидко вицвітає. До речі, за моїми спостереженнями, найгірше зберігаються тексти, вибиті на друкарських машинках, які за радянських часів використовували у діловодстві.

Але навіть коли до архівного відділу документи потрапляють упорядковані, слід провести їх детальну перевірку на відповідність усім вимогам. Іноді доводиться ряд справ повертати на доопрацювання. Крім того, архівному працівнику потрібно оформити історичну довідку до кожного фонду, звірити справи з їх описами, заповнити акти приймання-передавання документів від установ та організацій. Для зберігання фондів потрібен оптимальний температурно-вологісний режим, картонування їх у спеціальних ящиках.

-В Україні вже розпочали оцифровувати деякі архіви…

-Безперечно, без цього у майбутньому не обійтись. Але наразі оцифрування можливе лише в обласних, центральних та галузевих відділеннях, де над переведенням паперових документів у електронний формат працює цілий штат, застосовуючи новітнє обладнання. Держархів Волинської області нещодавно здійснив оцифрування 140 справ репресованих наших земляків – це вже досягнення. У нас поки що про таке й не йдеться, лише внутрішні документи – каталогізаційні картки зберігаємо в електронному варіанті.

   – Чи очікуєте змін у структурі архівної системи в зв’язку із реформою децентралізації?

– Досі жодних розпоряджень щодо підготовки до реорганізації власне архівів немає. За логікою децентралізації на громади можна передати частину документів, які їх стосуються. Можливо, буде архів укрупненого району, бо відправити районні та міськрайонні фонди на область – не вихід.

   – Нові структури, вочевидь, потребуватимуть нових штатів. Як із підготовкою спеціалістів архівної справи?

– Уже кілька років педколедж готує кадри за спеціальністю «Інформаційна, бібліотечна та архівна справа». Студенти охоче йдуть до нас на практику, ми проводимо для цих груп також тематичні екскурсії. Тож, думаю, на Волині таких спеціалістів буде достатньо. Втім, у архівній справі знання приходять з досвідом. А з ними – і розуміння важливості цієї роботи, і бажання зробити власний, хоч невеликий внесок у збереження локальної історії, що є частиною Національного архівного фонду.

Юлія ПАШКОВА

Поділитися
- реклама -

Прокоментувати

Введіть Ваш коментар
Введіть Ваше ім'я

2 + 15 =